CICLO DE VIDA GENÉRICO DE UM PROJETO

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A fase conceitual marca a concepção da ideia de projeto, do nascimento até a aprovação da proposta para sua execução. Nesta fase são identificadas as necessidades e os problemas, são definidos os objetivos e estimados os recursos necessários para a execução do projeto. Posteriormente, a proposta do projeto é elaborada, apresentada e avaliada para ser submetida a uma decisão quanto à sua execução.

Denominada de planejamento, a segunda fase tem o foco voltado para a estruturação e a viabilização operacional do projeto. A proposta já foi aprovada e passa a ser detalhada por meio de um plano de execução. É a fase em que ocorrem a definição do gerente do projeto e dos recursos humanos e materiais necessários para a execução. Também são detalhados os objetivos, programadas as atividades e definidos os procedimentos de acompanhamento e de controle utilizados na implantação do projeto.

A terceira fase consiste na execução do trabalho propriamente dito, o desenvolvimento dos produtos ou dos serviços. É comum que ajustes apareçam ao longo desta fase, mas o foco deve estar voltado para o plano inicial e para a correção dos planos intermediários, principalmente no que diz respeito a prazos e orçamentos. Neste ponto, o controle sobre o que foi planejado pode determinar o sucesso ou o fracasso de todo o projeto.

A conclusão é a última fase e corresponde ao término do projeto. É marcada pela dificuldade em manter as atividades dentro do que foi planejado e por realocar os recursos humanos e materiais para outros projetos. Nesta fase são elaborados os relatórios e avaliados os resultados alcançados.

As atividades em cada uma das fases podem variar muito de empresa para empresa e de projeto para projeto. Porém, a visão macroscópica apresentada pelo ciclo de vida é muito importante para que os mentores, os financiadores e os demais envolvidos possam avaliar as dimensões do projeto, prever os problemas e resolver os conflitos. A não definição do ciclo de vida dificulta este controle e pode impactar na conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento determinados, bem como na qualidade exigida para os resultados gerados.

O ciclo de vida do projeto é o conjunto de fases nas que se organiza um projeto desde a sua iniciação até fechamento. Uma fase é um conjunto de atividades do projeto relacionadas entre si e que, geralmente, finaliza com a entrega de um produto parcial ou completo. Há projetos simples que somente requerem uma fase, e outros de grande complexidade que requerem um importante número de fases e subfases.

O ciclo de vida de cada projeto está definido pelo modelo de fases que se utilize e costuma estar determinado pela organização, a indústria, ou inclusive, a tecnologia empregue no projeto. Não é possível determinar de norma genérica as fases de todos os tipos de projeto, ainda que em ocasiões se faz referência a uma estrutura genérica do ciclo de vida que se compõe pelas fases de:

• Iniciação do projeto
• Organização e preparação
• Execução do trabalho e
• Fechamento do projeto

Esta estrutura genérica do ciclo de vida não deve se confundir com os Grupos de Processos da Direção de Projetos definidos pelo PMBOK. A estrutura genérica do ciclo de vida do projeto é um modelo genérico sobre a organização nas fases de projeto e não a organização de processos estabelecidos pelo PMI. Também não se deve confundir o ciclo de vida do produto sobre o qual se está realizando o projeto. Este é um modelo genérico do ciclo de vida que pode ser utilizado como referência. Especialmente quando se requer comunicar a evolução do projeto a pessoas pouco habituadas a este tipo de gerenciamento.

Na pratica, não existe uma única organização de fases ideal que se possa aplicar a todos os tipos de projetos. Ainda que existam modelos habituais em algumas industrias, os projetos podem apresentar variações muito significativas. Alguns projetos têm somente uma fase, outros por outro lado, podem conter duas, três, quatros ou mais fases.

Independentemente da quantidade de fases que componham o projeto, todas elas possuem características similares:

• Cada fase está focalizada num trabalho concreto.
• As fases costumam ter como objetivo o dispor de um entregável que deve estar disponível ao finalizar a fase.
• O fechamento de uma fase termina com a revisão do entregável e, em ocasiões, com a aprovação dessa entrega.

As organizações e as diferentes metodologias industriais têm vindo definindo modelos mais ou menos standard de ciclo de vida do projeto. Esta estandardização convive com a necessária adaptação que cada projeto realiza com cada equipe. O ciclo de vida depende em grande medida da natureza do projeto específico e do estilo da equipe do projeto ou da organização. Para realizar um correto gerenciamento entre os standards estabelecidos e a necessária adaptação às necessidades concretas de cada projeto, as organizações utilizam ferramentas como ITM Platform que permitem reutilizar e adaptar os ciclos de vida mais adequados por meio de planilhas ou projetos base, com estruturas concretas de fases de projeto, como modo de referência.